Algemene voorwaarden

1. Definities

RoadLab

Het bedrijf van Thijs van Gils, eigenaar en ontwikkelaar van het RoadLab-platform, gevestigd te Mierlo, Nederland.

Klant / operator

De zakelijke partij — camperverhuurder, reisorganisator of touroperator — die een licentie afneemt voor het RoadLab-platform.

Eindgebruiker

De (eind)klant van de operator die gebruikmaakt van de white-label versie van het platform.

Platform

De RoadLab-software, inclusief routeplanner, RoadBook, AI-functies, kaartintegratie en beheerdersomgeving.

White-label versie

Een versie van het platform die door de operator onder eigen merk en domein wordt aangeboden aan eindgebruikers.

Overeenkomst

De schriftelijke afspraak — offerte, contract of opdrachtbevestiging — tussen RoadLab en de klant, waarop deze voorwaarden van toepassing zijn.

AI-functionaliteit

Onderdelen van het platform die gebruik maken van externe AI-diensten voor routeanalyse, stopbeschrijvingen, reisadvies of chatfuncties.

Fair-use

Een redelijk gebruiksniveau dat past bij het afgenomen pakket, zonder dat dit tot onredelijke belasting van het platform of aanzienlijk hogere kosten leidt.

2. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten tussen RoadLab en zakelijke klanten. RoadLab richt zich uitsluitend op zakelijke partijen als contractpartij; consumenten zijn geen doelgroep voor de licentie.

Afwijkingen van deze voorwaarden gelden uitsluitend indien ze schriftelijk zijn overeengekomen. Eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de klant zijn niet van toepassing, tenzij RoadLab deze uitdrukkelijk schriftelijk heeft aanvaard.

3. Licentie

RoadLab verleent de klant een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht op het platform, voor de duur en onder de voorwaarden zoals vastgelegd in de overeenkomst.

• De licentie geldt voor de afgesproken merk(en), domein(en) en het afgesproken pakket.
• Doorverkoop of sublicentering aan derden is niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van RoadLab.

4. White-label gebruik

RoadLab kan onder eigen merk of domein van de klant worden aangeboden aan eindgebruikers. De klant blijft daarvoor zelf verantwoordelijk voor:

• Eigen merkuitingen, huisstijl en communicatie richting eindgebruikers.
• Het eigen reisaanbod, inclusief prijzen, beschikbaarheid en reisvoorwaarden.
• Correcte en volledige informatieverstrekking aan eindgebruikers.

RoadLab is geen reisaanbieder en is geen partij bij overeenkomsten tussen de klant en diens eindgebruikers.

5. AI-functionaliteit

Het platform bevat functies op basis van externe AI-diensten, zoals routeanalyse, stopbeschrijvingen en een reisexpertchat. Voor het gebruik hiervan geldt:

• AI-output kan fouten, onnauwkeurigheden of verouderde informatie bevatten.
• Routes, reistijden, kosten, openingstijden, weersinformatie en suggesties dienen door de gebruiker of operator te worden gecontroleerd.
• RoadLab garandeert niet dat AI-output volledig, actueel of foutloos is.
• AI-functionaliteit is bedoeld als ondersteuning bij routeplanning, niet als bindend reisadvies.

6. Betaling

• Prijzen worden vastgelegd in de offerte, overeenkomst of op de pricingpagina.
• Alle prijzen zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
• Facturatie vindt maandelijks of jaarlijks plaats, afhankelijk van de afgesproken betalingstermijn.
• Bij jaarbetaling kan een korting van toepassing zijn, zoals afgesproken in de overeenkomst.
• Eenmalige setupkosten kunnen voorafgaand aan de ingebruikname worden gefactureerd.
• Bij te late betaling behoudt RoadLab het recht de toegang tot het platform tijdelijk op te schorten, na schriftelijke aanmaning.

7. Fair-use

Het gebruik van AI-functies valt onder een fair-use beleid.

• Bij uitzonderlijk hoog of structureel intensief gebruik neemt RoadLab contact op om het pakket, gebruikslimieten of de kosten samen opnieuw af te stemmen.
• RoadLab behoudt het recht passende maatregelen te nemen bij misbruik, structurele overbelasting of onredelijk gebruik van het platform.

8. Beschikbaarheid en onderhoud

RoadLab spant zich in voor een goede en stabiele beschikbaarheid van het platform. Daarvoor geldt:

• Er is geen harde SLA (service level agreement), tenzij dit schriftelijk is overeengekomen.
• Gepland onderhoud, updates en onverwachte storingen kunnen de beschikbaarheid tijdelijk beperken.
• De werking van het platform is mede afhankelijk van externe diensten zoals AI-providers, hostinginfrastructuur en kaartdiensten. Storingen of wijzigingen bij deze partijen kunnen de werking van RoadLab beïnvloeden.

9. Verantwoordelijkheden van de klant

De klant is zelf verantwoordelijk voor:

• Correcte en actuele bedrijfs- en merkgegevens in het platform.
• Het eigen reisaanbod, inclusief prijzen, beschikbaarheid en bijbehorende voorwaarden.
• Communicatie met eigen eindgebruikers, inclusief klachten en vragen.
• Juridische teksten richting eindgebruikers, zoals een eigen privacyverklaring en reisvoorwaarden.
• Controle van door AI gegenereerde routes, reisadviezen en beschrijvingen voordat deze worden gepubliceerd of gedeeld.
• Het voorkomen van onrechtmatig, misleidend of schadelijk gebruik van het platform.

10. Intellectueel eigendom

RoadLab behoudt alle rechten op het platform, inclusief software, interface, code, AI-workflows, documentatie en het merk RoadLab.

De klant behoudt alle rechten op eigen logo's, huisstijl, teksten en content die via het platform worden ingezet.

Feedback, suggesties en ideeën die de klant deelt over het platform, mag RoadLab gebruiken ter verbetering van de dienst, zonder verdere verplichting.

11. Data en privacy

Voor de verwerking van persoonsgegevens geldt:

• Op de marketingwebsite roadlab.nl is RoadLab de verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens ingediend via contactformulieren.
• In het kader van white-label gebruik is de klant doorgaans de verwerkingsverantwoordelijke richting eindgebruikers. RoadLab treedt dan op als verwerker.
• Indien vereist sluiten partijen een afzonderlijke verwerkersovereenkomst.
• De klant is verantwoordelijk voor het informeren van eigen eindgebruikers over de verwerking van hun persoonsgegevens.

Zie ook onze privacyverklaring.

12. Aansprakelijkheid

RoadLab is niet aansprakelijk voor:

• Indirecte schade, gevolgschade, gemiste omzet, gemiste besparing, reputatieschade of verlies van gegevens — tenzij wettelijk anders vereist.
• Fouten, onnauwkeurigheden of verouderde informatie in AI-output.
• Storingen, fouten of wijzigingen bij externe dienstverleners waarvan het platform afhankelijk is.

De totale aansprakelijkheid van RoadLab is in ieder geval beperkt tot het bedrag dat de klant in de drie maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende event aan RoadLab heeft betaald.

13. Looptijd en opzegging

• De overeenkomst loopt per maand of per jaar, afhankelijk van de afspraak.
• Maandcontracten kunnen maandelijks worden opgezegd met een opzegtermijn van één maand, tenzij anders afgesproken.
• Jaarcontracten lopen tot het einde van de termijn en worden daarna omgezet of verlengd op basis van de dan geldende afspraken, tenzij tijdig schriftelijk is opgezegd.
• RoadLab kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen bij misbruik, wanbetaling of aantoonbare schending van deze voorwaarden.

14. Wijzigingen in deze voorwaarden

RoadLab behoudt het recht deze algemene voorwaarden aan te passen. Bij materiële wijzigingen worden klanten redelijkerwijs vooraf geïnformeerd, bijvoorbeeld per e-mail. Bij voortgezet gebruik van het platform na de ingangsdatum van de gewijzigde voorwaarden worden de nieuwe voorwaarden geacht te zijn aanvaard.

15. Toepasselijk recht en geschillen

Op alle overeenkomsten tussen RoadLab en de klant is Nederlands recht van toepassing.

Geschillen worden bij voorkeur eerst in onderling overleg opgelost. Indien dit niet lukt, is de bevoegde rechter in Nederland exclusief bevoegd.